苏 州 市 档 案 局
档发
[2004] 24号
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关于印发《苏州市企业归档文件整理规则实施意见》的通知
各市、区档案局(馆)，工业园区管委会办公室，各企、事业单位：
根据省档案局的统一部署，为了认真贯彻国家档案局制定的《归档文件整理规则》，我们结合企业档案管理工作的具体实际，研究制定了《苏州市企业归档文件整理规则实施意见》，现印发给你们，请认真组织实施。为了贯彻此实施意见，现提出以下要求：
一、苏州市范围内的各种类型的企业可于2004年起全面推行《苏州市企业归档文件整理规则实施意见》，对2003年度的企业归档文件(主要指企业的文书档案)可统一按照新规定整理归档。各市、区档案行政管理部门要认真抓好培训工作。
二、凡是贯彻实施《苏州市企业归档文件整理规则实施意见》的企业单位必须统一使用省档案局监制的无酸卷盒。
三、实施《苏州市企业归档文件整理规则实施意见》是对原有企业文书立卷方法和程序的重要改革，是适应档案管理现代化的需要。全市各种类型的企业都应认真贯彻实施。企业档案工作人员要认真学习文件，掌握整理方法，提高整理质量，做到文件收集齐全，分类科学，保管期限划分准确。
四、全市各种类型企业单位要认真做好年度归档文件整理工作。各市、区档案行政管理部门应加大业务指导和监督力度。市档案局将适时进行新立卷方法培训。
五、全市科技事业单位可参照执行。
附：苏州市企业归档文件整理规则实施意见
苏州市档案局
二○○四年三月十二日
附件：
苏州市企业归档文件整理规则实施意见
为了适应企业信息化建设和档案管理现代化的需要，促进企业文档一体化，简化企业管理性文件归档整理方法，提高工作效率，更好地开展企业档案信息开发利用工作，结合我市企业档案管理特点，特制定本实施意见。
第一条
依据
一、中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》。
二、苏州市《归档文件整理规则》实施细则。
三、国家档案局《工业企业档案分类试行规则》。
四、苏州市《工业企业档案分类试行规则》实施细则。
五、中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T11822-2000)。
第二条
适用范围
一、苏州市范围内的各种类型企业单位。
二、根据《苏州市<工业企业档案分类试行规则>实施细则》进行实体分类的企业，其十大类分类方法中前四大类，即党群工作类、行政管理类、经营管理类和生产技术管理类的归档文件材料可执行本实施意见。
三、十大类分类方法中产品类、科研类、基本建设类和设备仪器类四大类的文件材料仍执行原国家、省、市档案行政管理部门有关规定进行整理立卷。
四、会计档案、职工干部档案分别按原有要求进行整理立卷。
第三条
实施时间
一、苏州市范围内的各种类型企业从2004年开始执行本实施意见。
二、已按原方法进行整理立卷的单位一般不再重新整理，从2005年开始实施。
第四条
企业归档文件
企业单位在其管理性职能活动中形成的，办理完毕具有保存价值、应作为党群工作类、行政管理类、经营管理类和生产技术管理类归档的各种纸质文件材料。
第五条
企业归档文件整理
将企业归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。
件：企业归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及网络环境下形成的文件，无定稿、无重要修改手迹，无领导批示的，将正文与发文稿纸为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式一册(本)为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。
第六条
整理原则
在坚持原有分类的基础上，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第七条
企业归档文件的质量要求
一、企业归档文件收集应齐全完整。
二、企业整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
三、企业文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件要复制。
第八条
整理方法
一、装订
企业归档文件应按件装订。
1、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面。
文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。
2、装订方法：根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结；较厚的文件可采用"三孔一线"的装订方法。已成册不易拆封的，可保持原貌不变。
二、分类
分类方法：原执行企业档案分类规则的企业单位仍采用"问题--年度--保管期限"的方法分类，"问题"一般分到一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。全宗内的分类方案应保持相对稳定。
三、排列
文件的排列顺序要与分类方案一致。
企业归档文件应在分类的基础上进行排列。
1、不同大类(问题)的文件，按大类(问题)间的顺序排列。
2、不同年度的文件，应归入相应的年度之中。
3、不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列。
4、分类方案的最低一级类目(指按问题分：即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类四大类)中的文件，按事由结合时间，重要程度排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类(问题)、年度的所有文件的最后。并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
四、编号
企业归档文件应依据分类和排列顺序逐件编号。在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。文件处理单随同文件一并归档的，归档章可盖在文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、大类名称代号、保管期限、馆编件号、总页数(见图1)。
1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。
2、年度：以4位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○四年表示为"2004"，不能简化为"04"。
3、室编件号：档案室分四大类，将文件按年度--保管期限从"1"开始逐件顺序编号。不同大类、不同年度不能混合编号。
4、保管期限：企业归档文件保管期限仍统一为"永久"、"长期"、"短期"标识。
5、大类名称(代号)：按十大类分类的前四大类代号标识。即党群工作类为"O"、行政管理类为"1"、经营管理类为"2"、生产技术管理类为"3"。
6、馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。
7、总页数：每份文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档时，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。
五、编目
企业归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制企业归档文件目录。
1、企业归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。但必须在题名栏中用(
)注明有无来文，如"附请示"。
2、企业归档文件目录式样原则上执行国家标准《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T11822-2000)，但作相应修改。即卷内目录改为"企业归档文件目录"，项目设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。(见图2)。
件号：填写室编件号。
责任者：制发文件的组织或个人。填写时使用全称或规范化简称。
文号：文件的发文字号。一般由单位代字、年度、顺序号组成，须填写完整。
题名：填写文件标题。没有标题或标题不能全面揭示文件内容的，可自拟标题，外加"［
］"号；会议记录需重拟标题时，应写明会议的时间和主要内容；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加(
)；介绍信存根等一本作为一件，题名较笼统，在计算机辅助管理条件下，其介绍信中人名可在备注栏中录入，以便二次检索。
日期：填写文件的形成日期(即文件的落款时间)，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2004年1月8日，标注为20040108。
页数：每件归档文件的总页数。
备注：填写需要说明的问题或情况。
3、企业归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长为297mm，宽为210mm)。(见图3)
4、企业归档文件目录要装订成册并编制封面。按四大类目每年装订成册，即每年四本。封面设置全宗名称、大类名称、年度等项目。
5、使用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。
六、装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。
1、档案盒的规格：执行国家行业标准《科学技术档案案卷构成一般要求》中档案盒的规格。档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm，厚度为10mm、20mm、30mm、40mm(见图4)。
2、档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称。
3、档案盒盒脊：在盒脊上贴四格标签(见图5)(具体尺寸以市档案局印制式样为准)，设置的项目有：全宗号(或目录号)、年度、大类代号、起止件号。其中起止件号仅填写室编件号的起止号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"－"连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写。
4、档案盒的材质要求：应采用无酸纸制作。
5、装盒的要求：不同年度形成的文件，不同大类形成的文件不得装入同一档案盒。
6、装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒。
7、备考表可统一采用《科技档案案卷构成一般要求》的格式，将备考表中的"立卷人"改成"整理人"。备考表置于盒内文件之后，不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名；日期，填写归档文件整理完毕的日期。
第九条
档案的排架
档案的排架：企业归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，即问题(一级类目)--年度--保管期限排架，档案盒统一竖放，盒脊朝外。
第十条
企业归档文件年度的确定方法
1、判定文件所属年度：一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期(即落款日期)判定文件所属年度。
2、跨年度形成的文件(如召开会议、处理案件等)，统一在办结年度归档。
3、几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准，如请示与批复，以批复日期为准。
4、未标注日期的文件则采取分析文件内容等方法来考证和推断文件的准确日期或近似日期来判定所属年度。
第十一条
归档时间
企业应在下一年度的第二季度内完成整理归档工作。
第十二条 无酸纸制作的档案盒
统一由江苏省档案局监制。
第十三条
附则
1、科技事业单位可参照执行。
2、企业归档文件目录、备考表(见图6)等纸幅为A4纸。
归档章、归档文件目录及封面图示
图1
归档章样 单位：mm
企业归档文件目录
图2 企业归档文件目录式样
图3 企业归档文件目录封面式样
A=B=C=10.20.30.40等
单位：mm
图4 档案盒封面式样及规格
图5 盒脊标签式样
图6 备考表式样
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