档发［2004］28号

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关于印发《苏州市市级机关电子文件

归档管理实施意见(试行)》的通知

 

市各部委办局，市各有关单位：

《苏州市电子文件归档及管理暂行办法》（苏办发［2003］89号）已由市委办公室、市政府办公室转发施行。为进一步落实该办法，加强机关电子文件的管理，加快机关归档文件电子化的进

程，我们制定了《苏州市市级机关电子文件归档管理实施意见(试行)》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

附件：苏州市市级机关电子文件归档管理实施意见(试行)

 

 

(此页无正文)

  

苏州市档案局

苏州市信息化办公室

苏州市国家保密工作局

中共苏州市委办公室机要局

 

二○○四年三月三十一日

 

 

 

 

主题词：电子文件  归档  管理  意见

抄送：

苏州市档案局             二○○四年三月三十一日印发

共印： 200份

 

附件：

 

苏州市市级机关电子文件

归档管理实施意见(试行)

 

根据《苏州市电子文件归档及管理暂行办法》的规定，结合苏州市机关档案工作实际，制定本实施意见。苏州市各市级机关和列入进馆单位的其他社会组织按照本实施意见执行。

一、电子文件的管理

包括电子文件的收集、整理、归档、移交、保管、利用、统计、鉴定和销毁等各个环节。

1、电子文件的收集

(1)收集范围：

按国家关于文件归档范围的现行规定执行。

①网上流转的电子文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件。

②非网上流转的纸质文件，包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的文件采取相应技术手段转换成的电子文件。

③其他门类的电子文件，包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。

(2)收集要求：

①各单位要保留电子文件流转的重要过程，包括重要的修改、领导审阅签署的重要意见、电子签名等。

②要在电子文件与纸质文件之间建立准确、可靠的标识关系，一般用档号来标识。

③保证电子文件在流转过程中不被非正常修改，由技术部门设置权限，并在运行过程中做好实时监控，确保安全。每天在线备份一次，每3个月脱机保存一次。

④电子文件的存储格式一般为PC机上可读取的通用文件格式，必要时连同专用软件一并收集。

(3)收集办法：

①通过苏州市电子公文流转系统(以下简称OA 系统)进行收集。

②非网上流转的纸质文件通过扫描等技术手段转化为电子文件。

③其他门类的电子文件做到“谁办理，谁收集”。

2、电子文件的整理

(1)整理要求：

电子文件的整理要求与纸质文件相同，按年度—保管期限—机构(问题)整理。

(2)整理方法：

通过OA系统、归档管理软件，分别按要求进行著录，必须著录的项目有全宗号、年度、机构(问题)名称、机构(问题) 代码、件号、档号、题名、文号、责任者、成文日期、载体类型、载体数量、保管期限、密级(公开、国内)、主题词及相应的电子文件联接等，按年度、保管期限、机构或问题等形成机读目录。

(3)归档电子文件载体的整理：

脱机归档的载体可以采取按时间顺序编大流水号的方法，填写《电子文件载体登记表》和《归档载体内部目录登记表》(见表1、表2)。

3、电子文件的归档

(1)归档时间：

①逻辑归档应实时进行，随办随归。

②物理归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

③每年的第一季度必须向单位档案部门移交上一年度的所有归档电子文件数据集，并刻录成光盘等脱机保管载体。
　　(2)归档检测：

在进行电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。检测内容包括：

①硬件环境的有效性；

②软件环境的有效性；

③信息记录格式的通用性。

(3)归档鉴定：

在对电子文件的有效性和完整性进行审核后，必须由业务部门负责人签署意见，档案部门还应出具鉴定结果报告。鉴定内容包括：

①电子文件的损坏鉴定；

②电子文件的有效性和完整性鉴定；

③电子文件流转过程的完整性鉴定；

④电子文件与归档的纸质文件的关联性鉴定。

(4)保管期限的划分：

电子文件保管期限划分，按国家关于纸质文件归档的现行规定执行。

(5)归档要求：

①数据集归档。向本单位档案部门移交脱机保管的归档电子文件光盘等载体，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。其内容包括上一年度归档的永久、长期、短期的电子文件全文、目录及相关信息，上一年度文书处理收文、发文数据集。

②采用的载体按优先级别分别为只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等，禁止使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

③在移交脱机保管载体的同时，文书部门必须将上一年度归档的永久、长期电子文件制成纸质文件一同归档，纸质文件的归档整理方法不变。

④其他非文本文件，包括非网上流转的纸质文件扫描成的电子文件应按统一的数据格式进行归档。

4、电子文件的归档移交

电子文件归档后按有关规定移交至本单位档案部门保管。

(1)归档载体的标识：

存储归档电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、时间、载体类型、密级、保管期限等。

(2)归档载体的检验：

各单位档案保管部门应配备相应的技术处理设备，包括：1台与服务器相连的计算机，1台能阅读归档载体的设备(如光驱、磁带机等)，1台激光打印机，以及其他必须的设备(设备型号、技术指标由技术部门另行确定)，以满足归档载体检验的需求。归档的每套载体均应接受检验，包括载体外观检验，病毒检验等。合格率应达到100%。

(3)电子文件的检验：

要对归档电子文件进行抽查，从文件真实性、完整性、有效性三个方面进行检验。抽查比例不少于20%，抽查合格率要求达到100%。各单位档案部门要把归档载体上的文件与网上文件进行比照，具体要求如下：

①文件真实性检验：检验电子文件的内容、结构和其他信息(如修改、签署意见等)经过处理后是否与原始状况一致。

②文件完整性检验：检验电子文件的内容是否有缺损，页数是否一致。

③文件有效性检验：检验电子文件是否具备可利用性、数据的可识别性等，即文件是否能阅读，是否能进行处理。

(4)移交手续：

验收合格后，各单位档案部门在电子文件入库登记表上签字盖章。网上逻辑归档与归档载体的接收同时办理手续。一式2份，一份交电子文件移交部门，一份自存(见表3 )。

5、电子文件的移交进馆

列入进馆范围的单位，其所有归档的永久、长期非涉密电子文件应于每年4月底前向市档案馆进行网上移交并办理相关手续。各单位具体移交时间表、手续、方法，由市档案馆另行通知。

归档电子文件网上移交前，档案形成单位必须认真检测归档电子文件，并接受市档案局的业务指导。

6、归档电子文件的保管

电子文件保管除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：

⑴环境温度: 14℃— 24℃；

⑵相对湿度：45%—60%；

⑶远离强磁场；

⑷与有害气体隔离；

⑸采取防潮措施。

7、归档电子文件的利用

(1)电子文件的封存载体不得外借。

(2)利用时使用拷贝件，利用者对电子文件的使用应在权限规定的范围之内进行。

8、归档电子文件的统计

各单位档案保管部门应及时按年度对电子文件的保管、利用等情况进行统计。

9、电子文件的鉴定销毁

(1)电子文件的鉴定，按国家现行规定执行。

(2)电子文件的销毁，应在办理审批手续后实施。

(3)非涉密电子文件可进行逻辑删除。

10、涉密电子文件的管理

(1)涉密电子文件的范围：

指含有国家秘密、工作秘密、内部信息的涉密文件、内部文书、重要会议记录等，包括密级类别中内部、秘密、机密、绝密4个类别。

(2)涉密电子文件的整理：

在文件分类时设为保密类，目录单列。涉密电子文件必须在与公共信息网络(国际互联网)、电子政务外网物理隔离的计算机单机和录入设备上单独整理(包括电子扫描、信息输入等)。

(3)涉密电子文件的归档、移交和保存：

①涉密电子文件必须加密保存在脱机载体上，并在脱机载体上标明密级后向单位档案室移交。向市档案馆移交加密脱机载体时，需通过机要交通或由专人送达。

②严禁通过公共信息网络(国际互联网)、电子政务外网传输包括目录在内的涉密归档的电子文件信息。

③涉密电子文件需要使用数据库保存时，应单独建库，与公共信息网络(国际互联网)、电子政务外网物理隔离，并采取与所保护的电子文件密级相一致的经国家主管部门批准的加密技术进行加密保存。

(4)涉密电子文件的利用：

涉密电子文件的利用与涉密纸质文件的利用相一致，需根据《国家秘密载体保密管理规定》(中办厅字［2000］58号)的要求，明确利用权限、审批程序和利用者应当承担的保密责任及义务，并严格审批手续。

(5)涉密电子文件的销毁：

涉密电子文件需要销毁时，应确保存储载体与涉密信息一并销毁，不能一并销毁的，应采取强消磁等技术措施彻底清除涉密信息。

二、电子文件管理的技术要求

(一)电子文件管理设备要求

1、硬件配置：英特尔奔腾Ⅲ以上级别中央处理器的PC机(内存要求在128MB以上，硬盘要求在80GB以上)，扫描仪，光盘刻录机。

2、软件配置：微软公司Windows 98以上级别的操作系统，Internet Explorer 5.0以上版本的浏览器，市信息办统一标准的OA归档管理系统。

(二)归档电子文件存储格式

归档电子文件存储格式是指在PC机上可读取利用的文件格式。该文件格式应按本意见提供的《归档电子文件存储格式及载体》（参照下表）选择存储格式和载体，其中用于脱机保存的电子文件载体上应标明编号。

 

归档电子文件存储格式：

基本数据类型	格　　　式
文本	DOC  WPS  TXT  PDF
声音	WAV  MIDI  MP3
图形	DXF
图像	GIF  JPEG  BMP  PNG
视频	RM　RMVB AVI MPEG-2 MPEG-4
网页	HTML  XML
幻灯片	PPT
表格	XLS

 

归档电子文件存储载体：

载体名称	规格/容量
DISK	HD
CD－R	650MB
CD－RW	650MB
DVD－R	4.7GB
DVD－RW	4.7GB
DVD＋R	4.7GB
DVD＋RW	4.7GB

(三)电子文件归档使用的扫描仪应满足以下技术指标

1、光学分辨率：1200×2400 dpi以上。

2、色彩位数： 42 位以上。

3、最大幅面： A4以上。

(四)正式文件一般扫描成电子文件的要求

1、图像色彩：一般选择256色。

2、图像分辨率：一般为300 dpi。

3、图像尺寸比例：一般为25％～30%之间。

4、其他文件的扫描遵循“清晰、准确还原纸质文件”的原则。

(五)本市各市级机关非涉密电子文件移交进馆方式

一律采用市信息办统一标准的OA归档管理系统，从网上向市档案馆移交。

三、电子文件管理职责分工

各单位电子文件的收集、归档、保管和利用必须由文书处理部门、档案部门、网络管理部门、保密管理部门通力合作，共同配合。要制定本单位电子文件的收集、整理、归档、保管、利用制度，明确职责，明确分工，各负其责。

(一)档案部门职责

主要负责电子文件归档工作的管理、指导和监督。

1、对电子文件收集、整理、归档过程中存在的业务问题进行指导；

2、做好电子文件的鉴定工作，对进库的电子文件在内容、载体上进行检验、检测；

3、做好电子文件的日常保管、利用、统计等工作。

(二)文书部门职责

主要负责电子文件的收集、积累和归档工作。

1、做好电子文件网上收发登记和流转工作；

2、对网上运行的归档电子文件制作纸质文件等硬拷贝工作；

3、对非网上运行但需归档的文件做好电子扫描工作；

4、按时做好电子文件的归档移交工作，包括网上的逻辑归档、光盘的刻录和移交档案室等。

(三)网络管理部门职责

主要负责电子文件在运行过程中的安全并提供技术上的协助和支持。

1、OA系统、归档管理软件的日常维护工作；

2、文件流转过程中的安全技术保障工作；

3、其他技术上的支持。

(四)保密管理部门职责

主要负责涉密电子文件归档的日常管理和业务指导。