苏州市档案局文件

档规〔2011〕3号

关于下发《苏州市档案馆档案接收进馆标准》的通知

各进馆单位：

为了进一步规范档案进馆工作，提高进馆档案质量，特制定《苏州市档案馆档案接收进馆标准》，希各单位遵照执行。

                               二○一一年十月八日

主题词：档案 接收 进馆 标准 通知

苏州市档案馆档案接收进馆标准

为保证进馆档案质量，实现馆藏档案管理的规范化、标准化和现代化，更好地为党和国家积累档案史料，为社会各界提供服务，根据《档案法》、《苏州市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本标准。

一、按全宗整理移交档案

1．进馆档案必须以全宗为单位进行整理，根据进馆要求，及时向档案馆移交档案；

2．凡反映单位主要职能活动，具有科学研究和查考利用价值、需要长期以上保存的全部档案，均应收集齐全，确保全宗的完整，经过系统整理后，按规定向档案馆移交。

二、全宗内档案进馆范围

进馆的档案资料主要包括：

1．文书档案(永久、长期、30年)；

2．专门档案(含各单位业务档案)；

3．特殊载体档案，包括照片、录音录像、实物等档案（荣誉档案要求获省级以上荣誉）；

4．各类编研材料，包括组织机构沿革、公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

三、全宗内档案分类科学，编号规范

1．一个全宗内要确定统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明；

2．全宗内文书档案类别设置合理，按保管期限--年度--问题（或组织机构）分类；会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准；

3．全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号--目录号--案卷号；以件为单位整理时，档号设置按国家档案局有关规定执行。

四、全宗内档案的鉴定

进馆的档案必须是具有长期以上保存价值的档案，要按照苏州市档案局审核通过的本单位归档范围和保管期限表对短期(10年)档案进行鉴定，将鉴定后上升的档案归入相应的档案。。

五、档案整理要求

全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。

1．文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

2．同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；

3．跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；

4．产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；

5．录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；

6．文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。

六、案卷质量

各类进馆档案案卷的质量应符合标准。

1．文书档案；

⑴卷皮及封面填写符合要求，内容完整(单位名称在第一行)，无破损；

⑵卷内目录中填写的题名、文号、日期等内容要完整、准确、规范；

⑶页码编写准确，无重号、空号、缺号；

⑷备考表填写完整；

⑸标签粘贴符合要求。标签使用统一式样，全宗号、目录号盖章，红色4号字体，字符间保持合理距离；年代号和案卷号为黑色，可手写，年代号要写全，数字符号全部横排。标签一般贴在脊背与封面之间，不要裁剪，底边与案卷底边的距离为3cm。

2．实物档案按件编目，一件为一卷，标签贴于反面；

3．录音录像档案按盒编目，一盒为一卷，标签贴于盒脊上，并在录音录像带上编号；

4．照片档案以一册为一卷，卷中按张编照片号并抄写卷内目录，案卷背脊贴红色永久标签；

5．会计档案等专门档案按照国家相关标准执行；

6．各类业务档案一般按照各系统条线规定执行，没有规范的，参照文书档案标准实施。

七、检索工具

1．全宗内所有档案门类要编制案卷目录(文书档案以件归档整理的提供归档文件目录)。文书档案、照片档案需编制全引目录，专门档案(含业务档案)根据实际情况确定；

2．目录装订符合要求。大小为A4尺寸，有内封面、备考表，内容填写完整准确。案卷目录打印不允许有空白行，一般为6行。目录标签用四线格不干胶标签，内容包括全宗号、目录号、档案名称和起止年代；

3．目录号编制应无空号，已经进过馆的单位，目录号应延续使用。每一本案卷目录内案卷超过1000卷，另给目录号。

八、进馆档案信息化

全宗内所有进馆档案及目录要进行数字化加工，在移交纸质档案时，必须同时移交相应的电子档案数据光盘。档案数字化内容包括：

1．文书档案、照片档案案卷级目录、文件级目录输入档案管理系统，形成数据库，档案全文进行扫描形成电子文件；

2．业务档案(专门档案)、实物档案、录音录像档案等案卷级目录输入档案管理系统，业务档案(专门档案)文件级目录根据材料档案实际情况而定；

3．所有电子档案，要求与档案文件级目录相链接，建立全文数据库。

九、移交文件编制

1．编写全宗介绍。全宗介绍的编写应参照中华人民共和国行业标准《全宗指南编制规范》内要求，以文字述叙的形式介绍全宗构成者的组织机构沿革，全宗内档案基本情况、全宗内档案内容与成份；

2．编写立档单位大事记。依照编年法对移交进馆档案所针对年度内发生的大事进行编写，大事发生的时间、内容记述要简明真实、准确可靠；

3．编写档案分类方案。该方案涵盖所有进馆档案的门类，每一门类档案的类目设置，整理方法，编号排架方式；

4．编写档案保管期限表。包括所有档案的归档范围和保管期限的设置；

5．编写进馆档案鉴定报告。对进馆过程中各类档案的鉴定整理情况予以说明；

6．填写档案交接文据。各单位在进馆各项工作完成后，需填报《苏州市档案馆档案移交进馆申请表》(1份)和《档案交接文据》(3份)，准确、完整地填写应填写的全部内容，并签字和加盖公章。

十、档案的移交

1．移交档案进馆前，应将本单位编制的移交文件，以及需移交进馆的各类案卷目录和全引目录各一套，报苏州市档案馆审核，所有报送审核材料均要打印成册；

2．移交文件审核通过后，由苏州市档案馆负责对需移交进馆的档案质量及数字化情况进行检查，确认符合规定要求并帐物相符后，与移交单位协商确定档案移交进馆时间；

3．进馆时档案要统一装箱，并编号，注明全宗号、目录号、案卷起止号。

十一、本标准自2012年起实行，原苏州市档案局所发标准如与本标准有抵触者，以此为准。