苏州市档案局文件

档规〔2010〕1号

关于加强全市动迁安置档案

管理工作的意见

各市（区）档案局（档案管理中心）、动迁办，各镇（开发区）档案室（档案中心）、动迁管理部门：

　　苏州市在加快统筹城乡发展，推进城乡一体化建设进程中形成了大量的动迁安置档案，为进一步规范动迁安置档案管理工作，发挥档案在动迁安置工作中的重要作用，维护广大群众的合法权益，现就加强我市动迁安置档案管理提出如下意见：

　　一、要充分认识动迁安置档案管理的重要性

动迁安置档案是动迁安置工作的真实记录，是解决动迁安置有关纠纷的重要凭证，更是动迁当事人维护自身合法权益的有效依据。动迁安置档案管理是动迁安置工作的一项重要基础性工作，档案收集是否完整、整理是否规范、保管是否安全、利用是否方便，直接关系到动迁安置工作的顺利推进，并对构建和谐社会、维护社会稳定起着十分重要的作用。全市各级档案部门和动迁安置管理部门要充分认识动迁安置档案管理的重要性，结合动迁安置工作实际，制定工作计划，明确职责分工，切实做好动迁安置档案的管理工作。

二、要加强对动迁安置档案工作的监督和指导

做好动迁安置工作，维护群众的合法权益，是各级人民政府的一项重要行政职能。加强对动迁安置档案工作的有效监管和业务指导，是各级档案行政管理部门的法定职责和重要任务。动迁安置档案工作专业性较强，各市、区档案部门要加强与各市、区动迁办及动迁安置实施单位的密切联系，相互配合、相互支持，切实加强动迁安置档案工作的组织领导，把动迁安置档案工作纳入目标管理。加强档案业务知识培训，强化监督管理措施，增强动迁安置工作人员和广大动迁户的档案意识和法制观念，从组织上和制度上保证档案工作与动迁安置工作同步进行。

三、健全动迁安置档案管理的工作机制

各市、区、乡镇动迁安置管理部门和实施单位要进一步提高责任意识，建立健全动迁安置档案管理工作机制。要加大必要的投入，保证动迁安置档案管理人员、资金及时到位，确保档案管理工作的顺利开展。各单位要明确分管领导、具体责任部门，要指定业务素质高、工作责任心强的人员负责动迁安置档案管理，逐步健全各项管理制度，建立动迁安置档案管理网络体系，不断提高动迁安置档案管理水平。

　　四、把握动迁安置档案工作的原则

    动迁安置档案工作应遵循如下原则：

    1．要统一领导，集中管理。动迁安置档案是单位档案的重要组成部分，各动迁安置单位应按照有关法律法规和政策规定，根据动迁安置工作的需要，明确动迁安置档案管理要求，实行统一领导，集中管理。凡属归档范围的动迁安置工作文件材料，文件形成部门或个人必须按规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理。

 　　2．要同步进行，全程管理。动迁安置档案工作应与动迁安置工作协调开展，同步进行。要坚持做到“三同步”，即：动迁安置工作启动时就应同步布置动迁安置档案管理工作；有关部门对动迁安置工作进行检查时应同步对动迁安置文件材料的真实性、完整性进行检查；动迁安置工作结束时应同步对动迁安置文件材料的归档、整理和档案保管情况进行检查验收，并及时将档案实体向单位综合档案室进行移交。

五、进一步明确动迁安置档案的归属和流向

根据《档案法》的规定，档案全宗管理要求，以及国家各级各类档案馆进馆范围的有关规定，市、区动迁办和动迁安置实施单位在行使政府行政管理职能，实施动迁安置职能工作中形成的动迁安置档案，包括动迁工作综合管理性档案和针对一户一企的安置档案，是单位档案的重要组成部分，与单位的综合档案不可分割。动迁安置档案应当在本单位综合档案室妥善保管一定年限后，随本单位其他档案依法向所在市、区国家综合档案馆移交。期间，如单位体制、职能发生变动的，或因保管条件不善及其他原因，可能导致动迁安置档案不安全或损毁的，其动迁安置档案可提前向市、区国家综合档案馆进行移交。乡镇动迁办或动迁安置实施单位形成的动迁安置档案在完成阶段性动迁安置任务后，档案需整理完毕，由乡镇综合档案室（档案中心）接收，在保管一定年限后，随乡镇机关档案依法向当地国家综合档案馆移交。也可根据所在地档案行政管理部门确定的进馆时间与范围提前进馆。　　

　　六、切实做好动迁安置档案的归档与整理

1．要明确动迁安置工作文件材料的归档范围，做好动迁安置工作文件材料的收集。对在动迁安置工作各个阶段中产生的具有保存价值的各种文件材料，包括纸质材料、照片、录音录像、实物等，都应收集齐全、完整，做到不缺不漏。各市、区档案行政管理部门可参照附件所列归档范围制定或修订本地区动迁安置档案的归档范围。

2．要确保动迁安置工作文件材料形成的质量。在收集时要注意所形成文件的质量，以确保文件材料的真实、准确和各方归档的需要。动迁安置工作中各种协议及各类补偿确认表、清册、发放表、统计表等文件材料归档时必须为原件，因特殊原因留存复制件的，须由经办人核准，并注明原件的存放处；各类文件中的签章手续应完备，不得出现漏盖章、漏签名的现象；形成的文件应做到字迹清楚、图样清晰，数据准确，不得随意涂改；文件内容应使用碳素墨水等耐久字迹书写，禁用圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料书写；照片、录音录像及电子文件应及时配以相应的文字说明和标识，并确保载体的有效性，重要的电子文件须使用不可擦写光盘，采用物理归档，一式三套。

3．要完善动迁安置档案的分类方案和整理办法。各市、区档案行政管理部门要根据本地区动迁安置工作实际，出台具体归档整理办法。总体要求是：区别对待，保证动迁安置档案的完整齐全，科学整理归档。

动迁安置档案内容主要包括动迁综合管理材料和动迁户安置材料两大类。动迁综合管理性材料是单位文书档案的重要组成部分，是动迁工作的政策依据，综合反映动迁工作的范围、进度等情况，可以参照《机关文件整理规则》，以件为单位进行整理。同一项目的文件尽可能排列在一起，归入相应年度，保管期限为永久、30年和10年。凡属于乡镇动迁综合管理性材料的，与镇村建办文书档案同属一类，统一编号归档。针对具体的动迁户和动迁企业为对象而形成的动迁安置类材料，则按《科学技术档案案卷构成的一般要求》，对相应材料组合成卷，或以件归档整理，特别是动迁户安置必须以一户为一卷或一件来进行整理，保管期限定为永久。

   　其他音像、实物、电子档案的整理按有关规定执行。

七、要保证动迁安置档案的安全和有效利用

各相关部门要建立相应的查阅利用动迁安置档案的制度，对因工作需要,需在动迁安置部门保存一段时间的，应当于每年动迁安置档案整理结束后，将目录移交单位综合档案室，并办理档案借用手续，经单位领导同意后，作为借用档案仍由动迁安置部门保管使用。对于需较长时间借用动迁安置档案的，动迁安置部门要积极为动迁安置档案的安全保管创造条件，明确档案保管的责任单位，指定专人负责。根据工作需要，配备档案库房或档案专用箱柜及相应的设施设备，采取各种有效的防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防污染、防有害生物等“八防”工作，消除各种安全隐患，杜绝安全事故发生，确保动迁安置档案实体和内容的安全。

要严格执行档案利用的有关规定，向社会或当事人提供服务，以便充分发挥动迁安置档案的作用，更好地为广大群众服务。查档时应当由专人调档，一般应在档案室阅读，如需抄录或复制动迁安置档案资料的，应当经主管领导同意，履行审批手续，并登记备案。档案的服务利用，要遵守保密的有关规定，不得损害国家、社会及其他社会组织或个人的合法利益。　

　附：苏州市动迁安置档案归档范围（参考）

  本意见自2010年5月6日起施行。

二○一○年四月十二日

主题词：动迁　安置　档案　管理　意见

附件：

　　苏州市动迁安置档案归档范围（参考）

一、动迁综合管理类材料：

二、动迁户安置类材料

㈠企业安置材料